Hvordan Fungerer Bankavstemming i Sanntid?

Sanntids bankavstemming forenkler økonomistyringen ved å koble regnskapssystemet direkte til banken for kontinuerlig synkronisering. Dette gir deg:

• Umiddelbar oppdatering av kontantstrøm og likviditet.
• Automatisk matching av transaksjoner med regnskapsposteringer.
• Redusert manuell arbeidsmengde med opptil 80 %.
• Feilreduksjon på 42 % gjennom AI-drevet teknologi.
• Raskere månedsavslutning og bedre kontroll over økonomien.

Fra 31. mars 2024 ble ISO 20022 XML-formatet standarden for betalingsfiler, noe som muliggjør sømløs integrasjon med over 10 000 banker globalt. Dette sikrer effektiv dataflyt og automatisering, samtidig som det oppfyller norske bokføringsregler.

Kort sagt, sanntidsavstemming gir deg en mer nøyaktig og effektiv måte å holde regnskapet oppdatert på, samtidig som du sparer tid og ressurser.

Hva er Sanntids Bankavstemming?

Sanntids bankavstemming er en automatisert prosess som kontinuerlig matcher banktransaksjoner med regnskapsposteringer for å holde regnskapet oppdatert. Her ser vi nærmere på hvordan teknologien fungerer og hva som gjør den så effektiv.

Systemet fungerer ved å importere transaksjoner direkte gjennom integrasjoner med banken. Dette gjør det mulig å verifisere og oppdatere data umiddelbart. Teknologien bruker automatiserte datafeeder som overfører transaksjonsdata på detaljnivå direkte inn i regnskapsprogramvaren. Ved hjelp av AI-drevet matching og regler tilpasset bedriftens behov, kobles bankkontoutskrifter og hovedbok sammen i sanntid. Resultatet? En kontinuerlig oppdatert oversikt over kontantstrømmen.

Grunnleggende om Sanntidsavstemming

Kjernen i sanntidsavstemming er den kontinuerlige matchingen som sikrer at saldoene i banken og regnskapet stemmer overens. Systemet bruker en arbeidsflyt basert på avvik, der programvaren automatisk verifiserer riktige data og kun varsler ved avvik som krever manuell oppfølging.

Moderne løsninger går enda et skritt videre med avanserte regelmotorer og AI-teknologi. Disse systemene lærer av tidligere transaksjoner for å forbedre kategorisering av inntekter og utgifter, og matcher transaksjoner basert på faktorer som beløp, dato og referanser. Når avstemmingen er ferdig, kan enkelte løsninger til og med bokføre transaksjonene direkte i ERP-systemet, noe som ytterligere forenkler prosessen.

Men hvordan skiller dette seg fra tradisjonelle, manuelle metoder? La oss se nærmere på forskjellene.

Forskjeller fra Manuell Avstemming

Manuelle metoder, som typisk involverer regneark og papirdokumenter, henger ikke med når det gjelder sikkerhet og effektivitet. Automatiserte systemer tilbyr i tillegg datakryptering og rollebasert tilgangskontroll for å beskytte sensitiv informasjon. Dette gjør sanntidsavstemming til et mer pålitelig og praktisk alternativ for moderne virksomheter.

Hvordan fungerer sanntidsavstemming?

Sanntids bankavstemming er en avansert teknologi som sørger for at regnskapet holdes oppdatert kontinuerlig, ved hjelp av tre hovedprosesser: direkte tilkobling til banken, automatisk matching av transaksjoner og regelstyrt bokføring. Dette gir en sømløs og effektiv avstemmingsprosess.

Automatisk transaksjonsmatching

Kjernen i teknologien er systemets evne til å matche banktransaksjoner med regnskapsposteringer basert på kriterier som beløp, dato og referanser. I Norge inkluderer dette bruk av KID-numre og OCR-filer. Når en transaksjon matcher perfekt, oppdateres hovedboken automatisk. Hvis det oppdages avvik, flagger systemet disse slik at økonomimedarbeidere kun trenger å fokusere på unntak.

"Focus on addressing discrepancies as they occur, instead of manually verifying information you already know to be accurate." - Aritma

Automatiserte avstemmingssystemer har vist seg å redusere tiden brukt på manuelle prosesser med 80%, samtidig som feilraten synker med 42% sammenlignet med tradisjonelle metoder. Etter at transaksjonene er matchet, sørger en pålitelig bankintegrasjon for at dataflyten fortsetter effektivt.

Bankintegrasjon og datasynkronisering

For å hente transaksjonsdata i sanntid, opprettes en sikker forbindelse mellom regnskapsprogramvaren og banken. Dette skjer gjennom API-er eller SFTP, som eliminerer behovet for manuell innlogging i nettbanken.

Fra 31. mars 2024 standardiseres betalingsfiler til ISO 20022 XML, mens eldre formater som Telepay fases ut. For avstemming er Camt.053-formatet spesielt viktig, da det gir detaljerte kontoutskrifter som muliggjør presis matching.

Moderne systemer kan kobles til over 3 000 banker og finansinstitusjoner i EU via API-er. For norske brukere koster DNBs nettbankintegrasjon omtrent NOK 150 per måned, mens Camt.053-filer har en pris på rundt NOK 60 per måned per organisasjonsnummer.

Når dataene er synkronisert, tar regelstyrt automatisering over for å sikre nøyaktig bokføring.

Regelbasert automatisering

Etter at dataene er hentet og matchet, bruker systemet regelmotorer for å kategorisere og bokføre transaksjoner. Disse motorene lærer av tidligere aktiviteter og kan foreslå riktige kontoer for mva, lønn eller periodiseringer.

Brukere kan også sette opp egne regler for gjentakende mønstre, mens AI justerer seg basert på historiske data. For eksempel kan systemet automatisk kategorisere transaksjoner fra en bestemt leverandør som "Kontorrekvisita" eller bokføre betalinger med en spesifikk KID som kundefordringer.

Når avstemmingen er fullført, kan enkelte løsninger oppdatere hovedboken direkte i ERP-systemet. Dette sørger for at regnskapet alltid er oppdatert og klart for rapportering.

Implementering av sanntidsavstemming i din bedrift

Ved å integrere sanntidsavstemming på riktig måte kan bedriften oppnå både bedre nøyaktighet og betydelige tidsbesparelser. For å få mest mulig ut av denne overgangen, bør integrasjonen starte i ERP-systemet. Dette sikrer optimal datasynkronisering og gjør de neste stegene i prosessen enklere å håndtere.

Integrasjon med regnskapsprogramvare

Før du går i gang, må du sjekke at regnskapssystemet ditt støtter den nyeste XML-standarden, da eldre formater ikke lenger støttes av norske banker. Populære regnskapssystemer som 24SevenOffice, Fiken, PowerOffice GO, Tripletex, Visma eAccounting og Xledger tilbyr allerede digital bestilling med DNB.

For å effektivisere prosessen, bør du etablere en direkte forbindelse mellom banken og regnskapssystemet. Dette muliggjør automatisk dataoverføring. Når det gjelder avstemmingsdata, er Camt.053-formatet det du trenger. Kostnadene for integrasjon kan variere, avhengig av hvilken leverandør og hvilke tjenester du velger.

Sørg også for at nødvendige brukerroller, som Administrator eller Bestiller, er aktivert i nettbanken. For systemer som Visma Business må innstillingen "automatisk generering av bunter" aktiveres. Dette gjør at systemet kan opprette regnskapsposteringer automatisk når bankdata mottas.

"The implementation from Aritma's side was efficient, and the best part is that our online banking and ERP users do not notice any changes in their daily work after transitioning to the ISO format." - Anita Hagen, Senior Treasury Controller

Når integrasjonen er på plass, er neste steg å sette opp automatiserte regler for å sikre nøyaktig matching.

Oppsett av automatiserte regler

For å automatisere avstemmingsprosessen, må du definere tydelige matchingskriterier som beløp, dato, KID-nummer og fakturanumre. I tillegg bør du opprette bokføringsregler for faste transaksjoner. Spesielt for inngående betalinger er det viktig å sette opp regler som gjenkjenner KID-numre. Dette gjør at systemet kan matche innbetalinger med åpne kundefakturaer og markere dem som betalt automatisk.

For gjentakende transaksjoner uten faktura, som bankgebyrer, renter eller husleie, kan du lage bokføringsregler som automatisk tildeler disse til spesifikke hovedbokkontoer. Dette sparer tid og reduserer manuelt arbeid. Mange moderne systemer bruker også maskinlæring for å lære av manuelle matchinger og foreslå lignende regler for fremtidige transaksjoner.

Før du aktiverer automatiseringen, må du kontrollere at inngående balanse er korrekt. Feil i startbalansen kan føre til vedvarende avvik i rapportene. Det er også lurt å konfigurere systemet til å flagge avvik eller delvise matchinger for manuell gjennomgang. Dette sikrer at kun fullstendig korrekte matchinger behandles automatisk.

Overgang fra manuelle til automatiserte prosesser

Når du går fra manuell verifisering til en automatisert prosess, vil ansatte kun måtte håndtere unntak som systemet flagger. Dette krever en mental omstilling – fra å kontrollere alt til å stole på at automatiseringen håndterer standardtransaksjoner.

"Banking integration can help to reduce errors in your accounts and save time and reduce costs of manual tasks related to payments, accounting and bookkeeping." - DNB

Ved implementering av et nytt system er det viktig å tilpasse seg programvarens standard arbeidsflyter, i stedet for å forsøke å tilpasse systemet til gamle manuelle prosesser. For bedrifter som håndterer flere enheter eller ulike betalingstyper, som lønn og generelle utgifter, kan det være nyttig å sette opp separate "divisjoner" i banken for å organisere dataflyten bedre og unngå overlapping.

Husk at dokumentasjon brukt til balanseavstemming, som kontoutskrifter, må oppbevares i fem år i henhold til norske bokføringsregler. Automatiserte systemer gjør dette enklere ved å gi umiddelbar tilgang til digital dokumentasjon når revisorer trenger det.

sbb-itb-21a6c92

Fordeler med sanntids bankavstemming

Sanntidsavstemming gir bedrifter bedre presisjon, dypere innsikt og sparer betydelig tid. Teknologien som brukes, gir flere konkrete fordeler som kan forbedre økonomistyringen.

Mer presise data og færre feil

Når data overføres direkte, reduseres risikoen for tastefeil, manglende posteringer og feil i regneark. Automatiseringen inkluderer funksjoner som automatisk MVA-kontroll og umiddelbar flagging av avvik, noe som kan redusere feil med opptil 42 %.

Regelbaserte matchingmotorer, som lærer av tidligere data, sikrer at transaksjoner kategoriseres konsekvent og korrekt.

"Aritma Control improves the reliability of your financial reports by updating your records as transactions happen." - Aritma

Automatisering gir ikke bare færre feil, men også en mer pålitelig økonomisk oversikt.

Kontinuerlig økonomisk oversikt

Sanntidsoppdateringer gir bedrifter en løpende oversikt over kontantstrøm og økonomisk status. Dette er spesielt viktig i Norge, hvor bruken av øyeblikkelige betalinger vokser raskere enn i noe annet europeisk land. I 2022 ble det gjennomført 259 millioner slike betalinger – tilsvarende 48 betalinger per innbygger.

Direkte integrasjoner med større norske banker gir bedrifter umiddelbar tilgang til saldo og transaksjonsdata. Dette gjør det enklere å planlegge betalinger og investeringer basert på den faktiske likviditeten. Systemet varsler dessuten om MVA-feil eller avvik i transaksjoner, slik at oppgjørene er korrekte før innsending til Altinn.

"Real-time payments are increasingly the norm in Norway and adoption is growing faster than anywhere else in Europe." - Joel Wägmark, CPO and Co-founder, Atlar

Sanntidsavstemming gir dermed en mer helhetlig økonomisk oversikt og effektiviserer arbeidsflyten.

Tidsbesparelser og økt effektivitet

Automatisert avstemming kan redusere manuell behandling med opptil 80 %. I stedet for å bruke flere dager på månedsavslutning, kan økonomiteamet fokusere på analyse og strategiske oppgaver. Bedrifter som har tatt i bruk automatiserte løsninger, rapporterer at de kan fordele arbeidsmengden jevnere gjennom året, og unngår dermed stress ved periodeslutt.

For norske bedrifter gjør dette også revisjonsprosessen enklere. Automatiserte systemer organiserer dokumentasjonen digitalt, noe som forenkler arbeidet for både økonomiavdelingen og revisorer.

Håndtering av avvik og unntak

Automatiserte avstemmingssystemer klarer ikke alltid å fange opp alle transaksjoner. Moderne løsninger bruker derfor en avviksbasert arbeidsflyt, der økonomiteamet kun trenger å fokusere på transaksjoner som er flagget som problematiske, i stedet for å gå gjennom alt manuelt.

Oppdagelse og flagging av avvik

Systemet analyserer nøkkelinformasjon som beløp, dato, referanser og MVA-koder for å identifisere avvik. Transaksjoner som ikke matcher, blir merket med statusen "Avvik" eller "Venter" og krever manuell oppfølging. Regelbaserte motorer tilpasser seg over tid basert på tidligere aktiviteter, slik at de kan forbedre matchingslogikken. Dette gjør det mulig å oppdage tekniske feil som sekvensnummeravvik i filoverføringer, feil organisasjonsnummer eller manglende KID-nummer.

"Aritma Control helps you concentrate on areas that need attention by giving you instant updates and the right tools to fix any financial discrepancies quickly." - Aritma

Når avvik er flagget, sendes de videre til en prosess for løsning.

Løsning av vanlige avvik

Vanlige problemer inkluderer manglende eller ugyldige KID-numre, feil organisasjonsnummer i betalingsfiler og MVA-koder som ikke samsvarer med regelverket. For å finne manglende betalingsinformasjon kan "Archive Nets" brukes. Ved sekvensnummerfeil må sekvenstelleren manuelt justeres til et lavere tall enn filens startverdi. Hvis organisasjonsnummeret er feil, må det oppdateres i regnskapssystemet før filen genereres på nytt. For internasjonale betalinger over 100 000 NOK må riktig kostnadskode og melding til myndighetene legges til.

Når disse vanlige avvikene er løst, er det viktig å etablere en strukturert arbeidsflyt for å sikre kontinuerlig kontroll.

Etablering av arbeidsflyt for unntakshåndtering

En effektiv arbeidsflyt krever tydelig definerte roller og ansvar. Administratorer bør ha rettigheter til å opprette regler, mens brukere tar seg av daglig håndtering av avvik. Dokumentasjonen må organiseres digitalt, siden norske regnskapsregler krever at balanseavstemming oppbevares i minst fem år. For bedrifter med flere enheter bør avstemminger samles i ett grensesnitt, uavhengig av hvilke banker eller regnskapssystemer som brukes. Når et avvik er løst, bør systemet automatisk oppdatere transaksjonen i regnskapssystemet.

Konklusjon

Sanntids bankavstemming har forvandlet måten bedrifter ivaretar økonomisk kontroll på. I stedet for å bruke timer på manuell datainntasting og tidkrevende gjennomganger ved månedsslutt, kan økonomiavdelingen nå raskt identifisere og korrigere avvik. Dette er kjernen i hva sanntids bankavstemming handler om.

"Banking integration can help to reduce errors in your accounts and save time and reduce costs of manual tasks related to payments, accounting and bookkeeping." - DNB

For å sikre nøyaktighet og sikkerhet må systemet støtte moderne standarder som ISO 20022 XML. Over tid blir systemet smartere ved hjelp av regelbaserte motorer som lærer av tidligere transaksjoner og forbedrer matchingslogikken. Dette gjør prosessene stadig mer presise. I tillegg sørger digital dokumentasjon for at all informasjon oppbevares i tråd med gjeldende regnskapsregler.

For bedrifter som fortsatt er avhengige av manuelle rutiner, kan overgangen til sanntidsavstemming gi en betydelig forbedring i effektivitet. For norske virksomheter er integrasjonskostnadene relativt lave, noe som gir umiddelbare fordeler i form av bedre kontantstrømstyring og raskere avslutning av regnskapsperioder. Denne økonomiske gevinsten gjør det enklere å bytte fra manuelle til automatiserte prosesser.

Et vellykket teknisk oppsett, hvor bank- og regnskapssystemene fungerer sømløst sammen, er avgjørende for å oppnå optimal avstemming. Når dette fundamentet er på plass, blir sanntids bankavstemming et uunnværlig verktøy for å opprettholde økonomisk kontroll og effektiv drift.

FAQs

Hvordan reduserer sanntids bankavstemming manuelt arbeid?

Sanntids bankavstemming forenkler hverdagen ved å koble banktransaksjoner direkte til regnskapssystemet. Manuell inntasting blir overflødig, siden transaksjonene automatisk oppdateres og kobles til fakturaer eller andre økonomiske poster. Dette gir økonomiavdelingen en oppdatert oversikt over kontoutskrifter – hele tiden.

Automatiseringen gjør det lettere å oppdage og rette opp avvik med én gang, noe som både sparer tid og reduserer sjansen for feil. Det gir også raskere innsikt i likviditeten, samtidig som det frigjør ressurser til oppgaver som strategisk planlegging og analyse. Systemet er tilpasset norske forhold, med støtte for NOK, datoformatet dd.mm.åååå, og tallformatering med mellomrom som tusenskiller og komma som desimaltegn – alt tilpasset norske virksomheters behov.

Hva er fordelene med å bruke ISO 20022 XML-formatet for betalingsfiler?

ISO 20022 XML-formatet bidrar til å strømlinjeforme betalingsprosesser ved å eliminere mange manuelle steg og automatisere oppgaver. Dette gjør det enklere for bedrifter å håndtere daglige betalinger raskere og med færre feil.

I tillegg sikrer formatet høyere datakvalitet og standardisering, noe som forenkler integrasjonen mellom betalingsløsninger og økonomisystemer. Dette er spesielt nyttig for bedrifter som ønsker en mer effektiv og stabil betalingsflyt.

Hvordan håndteres avvik i sanntids bankavstemming?

Sanntids bankavstemming fungerer ved å koble sammen bank- og regnskapssystemer, slik at transaksjonsdata flyter sømløst og nøyaktig mellom dem. Hvis det oppstår et avvik – for eksempel en transaksjon som ikke stemmer overens – vil systemet ofte varsle brukeren. Dette gir mulighet til å gjennomgå og rette opp manuelt. På denne måten reduseres risikoen for feil, og regnskapet holdes oppdatert til enhver tid.

For detaljer om hvordan ditt system håndterer slike avvik, bør du konsultere dokumentasjonen fra leverandøren eller ta kontakt med kundesupport. Bruk av sanntidsavstemming kan gjøre økonomistyringen både enklere og mer pålitelig, uansett størrelsen på bedriften.

Relaterte blogginnlegg

• Automatisert vs. manuell skatterapportering: Fordeler og ulemper
• Hvordan bruke BizBot til å spare tid og penger i bedriften din
• Disse feilene koster norske bedrifter dyrt – unngå dem med riktig verktøy
• Top 5 måter BizBot hjelper deg holde orden på aksjonærene dine