Hvorfor datasikkerhet er kritisk i HR-systemer

Datasikkerhet i HR-systemer er avgjørende for å beskytte sensitive opplysninger som personnummer, lønnsdata og helseinformasjon. Sikkerhetsbrudd kan føre til økonomiske tap, juridiske konsekvenser og svekket tillit blant ansatte.

• HR-systemer er attraktive mål for cyberangrep som phishing, løsepengevirus og innsidertrusler.
• Brudd på GDPR kan resultere i bøter opp til 20 millioner kroner eller 4 % av global omsetning.
• Eksempler som NAVs datalekkasje viser hvor alvorlige konsekvensene kan være.
• Tekniske tiltak som tofaktorautentisering og rollebasert tilgangskontroll er nødvendige.
• Ansatte må trenes i sikkerhetsrutiner for å redusere menneskelige feil.

Ved å kombinere teknologiske løsninger med opplæring og kontinuerlig overvåking kan bedrifter sikre trygg behandling av HR-data og unngå kostbare brudd.

Risikoer og konsekvenser av svak datasikkerhet

Vanlige cybersikkerhetstrusler

HR-systemer er spesielt utsatt for en rekke trusler som utnytter både tekniske svakheter og menneskelige feil. Innsidertrusler står for omtrent 60 % av alle datainnbrudd , og kan komme fra både misfornøyde ansatte som bevisst misbruker tilgang, og ansatte som utilsiktet eksponerer sensitive data på grunn av mangel på opplæring. Løsepengevirus er en annen stor trussel, der angripere krypterer HR-data og krever betaling for å gjenopprette tilgang. I 2023 var den globale gjennomsnittskostnaden for slike angrep hele 42,5 millioner kroner.

Phishing og sosial manipulering er også utbredte angrepsmetoder, der angripere utnytter menneskelige feil for å få tak i påloggingsinformasjon eller spre skadelig programvare. Ifølge Verizon Data Breach Investigations Report for 2024 involverte 68 % av datainnbrudd en menneskelig faktor, som svake passord eller phishing. Fjernarbeid har forverret situasjonen, da 74 % av bedrifter har rapportert cyberhendelser knyttet til hjemmekontor-teknologi. Usikrede Wi-Fi-nettverk og bruk av private enheter har skapt nye inngangspunkter for trusler, noe som gjør utfordringene enda mer komplekse.

Disse truslene fører ikke bare til tekniske problemer, men har også store konsekvenser for virksomhetenes økonomi og juridiske ansvar.

Forretningsmessige og juridiske konsekvenser

Når cyberangrep treffer, kan de økonomiske og juridiske konsekvensene være alvorlige. GDPR-bøter kan nå opp til €20 millioner eller 4 % av selskapets totale globale årlige omsetning. Et eksempel på dette er Datatilsynets bot på 20 millioner kroner til NAV i mars 2024, som følge av svakheter i tilgangsstyring og loggkontroll. Gjennom en inspeksjon i september 2023 ble det avdekket 12 spesifikke brudd. Line Coll, direktør i Datatilsynet, uttalte:

"Tilsynet har avdekket en rekke overtredelser som etter vår vurdering viser strukturelle og organisatoriske svakheter, og manglende ledelsesforankring og forståelse for betydningen av personvern."

I tillegg til bøtene må bedrifter ofte dekke kostnader for kredittovervåking for berørte ansatte. Et eksempel på dette er hackingen av amerikanske Office of Personnel Management (OPM) mellom 2013 og 2015, der 22 millioner ansattes journaler ble stjålet. Kostnadene for kredittovervåking for de berørte er anslått til over 4,7 milliarder kroner. Omdømmetap og svekket tillit blant ansatte kan være like skadelig som de økonomiske tapene, og påvirker i tillegg selskapets evne til å drive effektivt.

Påvirkning på daglig drift

Konsekvensene av datasikkerhetsbrudd strekker seg langt utover bøter og juridiske krav – de kan også lamme den daglige driften. Et angrep som kompromitterer HR-systemet kan sette kritiske funksjoner som lønnskjøring, rekruttering og onboarding helt ut av spill. Fordi HR-systemer ofte fungerer som en sentral datakilde for tilgangsstyring, kan brudd føre til feilaktige tilgangstillatelser i andre integrerte systemer .

"Cybersecurity and Human Resource Information Systems (HRIS) are inseparable."

Dette sitatet fra Daniel Shore, forsker ved De Gruyter Brill, understreker hvor tett koblet HR-systemer og datasikkerhet er. Når ansatte mister tilliten til at deres sensitive opplysninger – som helseopplysninger og lønnsdata – er trygge, kan det undergrave hele organisasjonens fundament. I slike situasjoner må bedrifter bruke betydelige ressurser på å gjenopprette systemer, informere berørte parter og innføre nye sikkerhetstiltak, samtidig som den normale driften stopper opp. Dette skaper en krevende situasjon som ofte tar lang tid å komme seg ut av.

sbb-itb-21a6c92

Juridiske og regulatoriske krav i Norge

GDPR-krav for HR-systemer

EUs personvernforordning (GDPR), som er en del av norsk lov, stiller strenge krav til hvordan HR-systemer håndterer og beskytter ansattes personopplysninger. Dette innebærer at systemene må ha både tekniske og organisatoriske tiltak som står i forhold til risikoen.

Siden mange HR-systemer er skybaserte, må arbeidsgivere (behandlingsansvarlige) ha klare, skriftlige avtaler med programvareleverandørene (databehandlere). Disse avtalene sikrer at leverandørene kun handler basert på dokumenterte instruksjoner og opprettholder nødvendige sikkerhetstiltak. Transparens er helt sentralt – ansatte skal få tydelig informasjon om hvilke data som samles inn, hvorfor de behandles, og hvor lenge dataene lagres. I tillegg må HR-systemene legge til rette for at ansatte kan utøve sine rettigheter, som innsyn, retting og sletting av data, spesielt etter at arbeidsforholdet er avsluttet.

Disse GDPR-kravene suppleres av nasjonale forskrifter som styrker personvernet ytterligere.

Norske personvernlover

I tillegg til GDPR sikrer norsk personopplysningslov at HR-systemer følger strenge krav til datasikkerhet. Brudd på loven kan føre til omfattende konsekvenser, inkludert bøter fra Datatilsynet. For eksempel, i mars 2024 ble NAV ilagt en bot på 20 millioner kroner for manglende kontroll over tilgangsstyring. Line Coll, direktør i Datatilsynet, uttalte:

"Overtredelsesgebyrer skal være effektive, proporsjonale og avskrekkende, og vi har i denne saken konkludert med at overtredelsesgebyret skal være høyt."

Norge har også egne forskrifter som utfyller GDPR, som forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale. Automatisk videresending av ansattes e-poster regnes som kontinuerlig overvåking og er normalt forbudt. Et eksempel på dette er Elit Elektro AS, som i februar 2022 ble ilagt en bot på 300 000 kroner for å ha videresendt e-poster fra en tidligere ansatts konto til en felles bedriftsinnboks uten rettslig grunnlag.

For å unngå slike brudd må bedrifter etablere tydelige interne retningslinjer som regulerer tilgangen til ansattes elektroniske materiale, både under og etter arbeidsforholdet. Dette illustrerer viktigheten av å kontinuerlig vurdere og oppdatere sikkerhetsrutinene i HR-systemer.

Hvordan forbedre datasikkerheten i HR-systemer

Tekniske sikkerhetstiltak

For å styrke sikkerheten i HR-systemer er det viktig å implementere tofaktorautentisering (MFA). Passord alene gir ikke tilstrekkelig beskyttelse. I tillegg bør Single Sign-On (SSO) og en Zero Trust-arkitektur tas i bruk, der identiteten fungerer som sikkerhetsbarrieren.

Det er også avgjørende å bruke velprøvde kryptografiske løsninger og unngå egenutviklede systemer. HR-systemet må fungere som den definitive kilden for ansattdata. Som Identum påpeker:

"The HR system is the heart of your organization's employee data... the definitive source for everything configured in an access management system"

For å sikre dette, må datakvaliteten være høy, spesielt når det gjelder roller, organisasjonsenheter og ansattstatus. Dårlig datakvalitet kan føre til feilaktige tilgangsrettigheter og svekke sikkerheten.

Opplæringsprogrammer for ansatte

Tekniske tiltak alene er ikke nok – ansatte må også være godt trent i sikkerhetsrutiner for å styrke organisasjonens forsvar. Selv om ansatte ofte omtales som den svakeste lenken i sikkerhetskjeden, kan riktig opplæring gjøre dem til en verdifull ressurs. Erlend Andreas Gjære, medgründer og CEO i Secure Practice, sier det slik:

"We reduce cyber risk by making every employee a part of a company's extended security team"

Han understreker også:

"Under pressure, you don't rise to the occasion, you sink to the level of your training"

Opplæringen bør være praktisk og interaktiv, ikke bare teoretisk. Noen sentrale temaer å dekke inkluderer:

• Hvordan gjenkjenne phishing-forsøk
• Håndtering av løsepengevirus
• Sikker lagring og deling av filer
• Grunnleggende forståelse av GDPR-krav

For HR-personell er det spesielt viktig å følge standardiserte prosedyrer for dataregistrering. Feil i "masterdata", som ansattstatus eller organisasjonstilhørighet, kan skape alvorlige sikkerhetsproblemer.

Tilgangskontroll og overvåking

Rollebasert tilgangskontroll (RBAC) er en effektiv måte å sikre at ansatte kun har tilgang til data de faktisk trenger. Dette bør kombineres med privilegert kontohåndtering (PAM), som gir ekstra sikkerhet og overvåking for kontoer med høyere rettigheter.

Kontinuerlig overvåking av brukeratferd (UBA) bidrar til å redusere sikkerhetshendelser. Pilotstudier har vist en reduksjon på 78 % i slike hendelser og en forbedring på 85 % i etterlevelse ved bruk av slike systemer. I tillegg rapporterte ansatte en økning på 92 % i tillit til databeskyttelse etter implementering av detaljert tilgangskontroll og overvåking.

Automatisering av offboarding-prosessen er også viktig. Når en ansatt slutter, bør tilganger umiddelbart fjernes. Ved å koble HR-systemet direkte til tilgangsstyringsverktøy, kan tilgangsrettigheter oppdateres automatisk når ansattstatus endres. Disse tiltakene skaper en trygg ramme for ansatte som allerede er godt opplært i sikkerhetspraksis.

Finne sikre HR-verktøy med BizBot

BizBots katalog for HR-løsninger

BizBot gir en praktisk oversikt over HR-verktøy som er skreddersydd for norske bedrifter. Plattformen gjør det enklere å velge løsninger som både ivaretar datasikkerhet og fungerer sømløst med systemer som Altinn og NAV. Dette sparer både tid og ressurser, spesielt for små og mellomstore bedrifter.

Gjennom katalogen kan bedrifter finne leverandører som er ISO 27701-sertifisert, en standard som setter høye krav til håndtering av personopplysninger. Et eksempel er 4human, som i 2024 ble det første norske selskapet til å oppnå denne sertifiseringen. I dag bruker over 1 600 bedrifter deres løsninger, som støtter mer enn 400 000 ledere og ansatte.

Katalogen fremhever også skybaserte SaaS-løsninger, som gir fleksibilitet og mulighet for vekst i takt med bedriftens behov. Disse løsningene er ofte klare til bruk uten behov for omfattende IT-tilpasninger, noe som gjør dem ideelle for mindre team. Når du har funnet aktuelle leverandører i katalogen, er det viktig å undersøke de spesifikke sikkerhetsfunksjonene i hver løsning.

Sikkerhetsfunksjoner å se etter i HR-programvare

Ved vurdering av HR-verktøy gjennom BizBot, er det avgjørende å fokusere på datasikkerhet. En sentral funksjon er rollebasert tilgangskontroll (RBAC), som sikrer at ansatte kun har tilgang til data som er relevant for deres arbeidsoppgaver. Dette beskytter sensitiv informasjon som medisinske opplysninger og lønnsdata. I tillegg kan Single Sign-On (SSO) og multifaktorautentisering (MFA) redusere risikoen for uautorisert tilgang.

Det er også viktig å sikre at data lagres innenfor EU/EØS for å oppfylle GDPR-krav. Velg leverandører som bruker løsninger som Microsoft Azure EU Data Boundary eller AWS sine europeiske datasentre. Sympa, som har vært ISO 27001-sertifisert siden 2014, tilbyr også avanserte funksjoner som "Bring Your Own Key" (BYOK)-kryptering, som gir bedrifter full kontroll over sine datakrypteringsnøkler.

En annen viktig funksjon er automatisert offboarding. Når en ansatt slutter, må systemet raskt fjerne tilgang til HR-portaler, lønnssystemer og andre interne verktøy. Heidi Thisgaard, HR-direktør i Napatech, understreker hvor viktig sikker tilgang er:

"People need to feel that the processes and their data is safe, whichever country they are working in. We chose Sympa because everything is safe in the system and it was easy to define who has access to what data."

For å sikre full GDPR-etterlevelse, bør leverandøren oppgi alle underleverandører og databehandlere. Dette blir ekstra viktig med tanke på Åpenhetsloven, som krever at bedrifter vurderer menneskerettighetsrisiko i hele leverandørkjeden.

Data Protection for HR: Top 10 Tips to Stay Compliant

Konklusjon

Datasikkerhet i HR-systemer er avgjørende for enhver bedrift. Disse systemene fungerer som selve "hjertet" for ansattdata og er den primære kilden for tilgangsstyring. Et sikkerhetsbrudd i HR-systemet kan få alvorlige konsekvenser, både økonomisk og for bedriftens omdømme. Tidligere har vi sett at kostnadene ved databrudd kan variere fra titalls millioner til milliarder kroner.

Slike konsekvenser viser tydelig hvorfor effektive sikkerhetstiltak er nødvendige. Norske myndigheter har strenge krav til datasikkerhet, og brudd på GDPR kan føre til betydelige bøter. Bedrifter som investerer i gode sikkerhetsløsninger opplever konkrete fordeler – blant annet en 78 % reduksjon i sikkerhetsbrudd og en 85 % forbedring i etterlevelse. Men dette handler ikke bare om å unngå bøter; det handler også om å bygge tillit. Studier viser at ansattes tillit til databeskyttelse økte med hele 92 % etter innføring av solide sikkerhetstiltak.

BizBot hjelper norske bedrifter med å finne pålitelige HR-verktøy som oppfyller både tekniske og juridiske krav. Gjennom plattformens katalog kan du enkelt sammenligne leverandører som tilbyr ISO 27701-sertifisering, EU-datalagring og integrasjoner med Altinn og NAV. Dette sparer tid og gjør det enklere å velge løsninger som beskytter både bedriften og de ansatte.

Med de rette verktøyene og en proaktiv tilnærming kan bedrifter ikke bare beskytte sensitive data, men også legge grunnlaget for langsiktig vekst. Sikkerhet handler ikke bare om data – det handler om å sikre hele organisasjonens fremtid.

FAQs

Hvilke HR-data regnes som mest sensitive?

HR-data inneholder ofte svært følsom informasjon som krever nøye håndtering. Dette inkluderer personlig identifiserbar informasjon (PII), som navn, fødselsnummer og adresse. I tillegg lagres arbeidsrelaterte detaljer som lønn, stilling og ansettelsesdato. Slike opplysninger er avgjørende for administrasjon, men også sårbare.

Helserelaterte data, som kan omfatte sykemeldinger eller medisinske tilpasninger på arbeidsplassen, er spesielt sensitive og krever enda strengere beskyttelse. Et databrudd som involverer disse opplysningene kan ikke bare skade den enkeltes personvern, men også påføre virksomheten betydelig skade på omdømmet.

I Norge reguleres dette av lover som GDPR, som stiller strenge krav til hvordan slike data skal sikres og behandles. Å overholde disse kravene er ikke bare en juridisk plikt, men også en nødvendighet for å opprettholde tillit og integritet.

Hva er minimum sikkerhetstiltak for et HR-system?

Et HR-system må ha noen grunnleggende sikkerhetsfunksjoner for å beskytte sensitiv informasjon. Her er noen viktige tiltak:

• Datakvalitetskontroll: Sørg for at all informasjon som lagres er korrekt og oppdatert, for å unngå feil som kan føre til sikkerhetsrisikoer.
• Tilgangsstyring: Implementer solide mekanismer som begrenser hvem som kan se og endre data, basert på roller og behov.
• Kryptering: Beskytt data både når det lagres og når det sendes, slik at det ikke kan leses av uvedkommende.
• Overvåking og logging: Hold oversikt over systemaktivitet for å oppdage og reagere raskt på uregelmessigheter.

Ved å følge prinsippene om identifisering, beskyttelse, oppdagelse og respons, kan du bygge en helhetlig strategi som beskytter medarbeiderinformasjon mot uautorisert tilgang og databrudd. Slike tiltak er avgjørende for å opprettholde tillit og sikre samsvar med lover og regler.

Hvordan kan jeg sjekke at et HR-verktøy følger GDPR?

For å være sikker på at et HR-verktøy er i samsvar med GDPR, bør du undersøke om leverandøren kan dokumentere dette, for eksempel gjennom sertifiseringer som ISAE 3000. Det er også viktig å sjekke om systemet har funksjoner som rollebasert tilgang, datakryptering og administrasjon av samtykker.

I tillegg bør du nøye gjennomgå både personvernerklæringen og databehandleravtalene. Dette sikrer at kravene til behandling og overføring av data, særlig når det gjelder overføring utenfor EU/EØS, blir fulgt.

Relaterte blogginnlegg

• HR Compliance Guide 2024: Arbeidsgiver Tips
• Hvordan sikre datasikkerhet med moderne administrasjonsverktøy
• Trender innen administrasjonsverktøy: Hva du bør vite
• Digitale verktøy for styrearbeid: Derfor bør du ta steget nå